TRÁMITES PARA CONSTITUIR UNA EMPRESA DE ESS
Y si queremos crear una Empresa de Inserción busca una compañera
Trámites a tener en cuenta si eres una persona migrada
Si eres una persona migrada, debes tener en cuenta algunos trámites según tu situación administrativa. Hablamos de ello en este link
1. Elección de la forma jurídica de la empresa
Atendiendo a los diferentes criterios de elección de la forma jurídica, existen los siguientes tipos de estructuras jurídicas para poner en marcha una empresa:
| TIPO DE EMPRESA | Nº SOCIAS | CAPITAL | RESPONSABILIDAD |
| Empresaria Individual (Autónomo) | 1 | No existe mínimo legal | Ilimitada |
| Emprendedora de Responsabilidad Limitada | 1 | No existe mínimo legal | Ilimitada con excepciones |
| Sociedad Civil / Comunidad de bienes | 2 | No existe mínimo legal | Ilimitada |
| Sociedad Cooperativa | Cooperativas 1er grado: Mínimo 2 – Cooperativas 2º grado: 2 cooperativas | Mínimo 3.000€ | Limitada |
| Sociedad de Responsabilidad Limitada Laboral | Mínimo 2 (en la constitución), 3 a los 36 meses | Mínimo 3.000€ | Limitada |
| Sociedad de responsabilidad Limitada | Mínimo 1 | Mínimo 3.000€ | Limitada |
| Asociación | Mínimo 3 | Estatutos | Limitada |
| Sociedad Anónima | Mínimo 1 | Mínimo 60.000 euros | Limitada |
| Sociedad Anónima Laboral | Mínimo 2 (en la constitución), 3 a los 36 meses | Mínimo 60.000 euros | Limitada |
2. Trámites de constitución
2.1. TRÁMITES DE CONSTITUCIÓN PERSONAS FÍSICAS
2.1.1.-Empresarias individuales:
- No es necesaria ninguna formalidad previa
- No es necesaria su inscripción en el Registro MERCANTIL salvo el empresario Naviero
- No necesita CIF ya que factura con su NIF
2.1.2.-Comunidad de bienes/Sociedades civiles
- No requieren ningún trámite de constitución, salvo que se aporten bienes inmuebles o derechos reales en cuyo caso se han de constituir mediante escritura pública otorgada ante notario
- Es preferible que se constituyan mediante contrato privado en el que reflejen el nombre de la comunidad/sociedad, de las comuneras o socias, domicilio social, objeto social, aportaciones, duración, administración.
- Obtención del CIF: Ambas figuras necesitan obtener un Código de Identificación Fiscal en Hacienda para poder operar. Se solicitará en Hacienda Foral, llevando el contrato privado de constitución y los DNIs de los socios.
2.2 TRÁMITES PARA LA CONSTITUCIÓN DE PERSONAS JURÍDICAS
2.2.1 Certificación negativa del nombre
- Es una certificación acreditativa de que el nombre elegido para la sociedad mercantil no coincide con el de otra existente.
- Documentos a presentar: Instancia oficial con los nombres elegidos (un máximo de cinco por orden de preferencia).
- Plazo: Antes de ir al notario. La Validez del nombre concedido es de 3 meses (Real Decreto 158/2008). Pasado este plazo debe renovarse, siempre que no hayan transcurrido más de 6 meses, ya que entonces habrá caducado definitivamente.
- Lugar: Registro Mercantil Central (C/Príncipe de Vergara 94 – Madrid). www.rmc.es
2.2.2 Desembolso del capital social
- Para las aportaciones económicas dinerarias, debes acudir a una entidad bancaria para abrir una cuenta a nombre de la «sociedad en constitución», ingresando una cantidad equivalente a la suma de las aportaciones dinerarias indicadas en los estatutos de la sociedad. El banco entregará un certificado que habrá que presentar al Notario.
- En caso de ser aportaciones en especie, deberá realizarse un inventario de los bienes aportados y de su valor económico. Este documento habrá que presentarlo ante el notario
2.2.3 Firma de escritura de constitución
Los estatutos son las normas que van a regir la sociedad (nombre, objeto social, capital social, domicilio social, régimen de participación de cada socio…). Es recomendable ponerse en manos de un abogado para que los redacte, o bien contactar con la Notaria. A continuación tenéis que pasar por el notario para firmar la escritura de constitución de la sociedad. Es un trámite obligatorio para poder inscribir la sociedad en el Registro Mercantil y constituirla.
Documentación a presentar:
- El certificado de denominación del Registro Mercantil Central
- El certificado bancario / inventario de aportaciones en especie
- Los Estatutos Sociales (bien los llevamos nosotros, bien nos los hace la Notaría)
- D.N.I de todos los socios (y cónyuges).
2.2.4 Solicitud del Código de Identificación Fiscal (CIF)
- Sirve para identificar a la sociedad a efectos fiscales. En un principio se otorga un CIF provisional para empezar a funcionar, debiendo canjearlo por el definitivo en un plazo de 6 meses.
- Documentos a presentar: Impreso modelo 036, original y copia simple de la escritura de constitución, fotocopia del DNI del solicitante si es un socio o fotocopia del poder notarial si es un apoderado.
- Plazo: 30 días a partir del otorgamiento de la escritura. Luego hay 6 meses para retirar el CIF definitivo llevando la Escritura de Constitución inscrita en el Registro Mercantil (original y fotocopia de la hoja de inscripción).
- Lugar: Hacienda Foral
2.2.5 Inscripción en el Registro
Para realizar la inscripción, hay que presentar:
- Certificado de denominación del Registro Mercantil Central.
- Primera copia de la Escritura.
- Ejemplares del modelo 600 (ITP). Está exento de pago, pero hay que presentarlo.
- Habrá que pagar una provisión de fondos al hacer la entrega, y el resto cuando se retire. Lo normal es que soliciten un teléfono o fax para comunicar cuándo se puede retirar (dependerá del Registro).
Una vez inscrita, la sociedad adquiere personalidad jurídica.
- Sociedades Cooperativas: Registro General de Cooperativas
- SLL O SAL: Registro de las Sociedades Laborales
- Asociaciones: Registro de asociaciones
- La sociedad Limitada y La Sociedad Anónima:
Registro mercantil, la Sociedad anónima debe presentarse la inscripción en el plazo de 1 mes desde el otorgamiento de la escritura de constitución por el notario, y la Sociedad Limitada en el de 2 meses. El Registro Mercantil será el correspondiente al domicilio social que se hayan fijado en los Estatutos.
Trámites de puesta en marcha
Tanto los empresarios individuales como las empresas con forma mercantil, necesitan cumplir con una serie de trámites ante diferentes administraciones, para que la empresa pueda comenzar su funcionamiento efectivo.
3.1 TRÁMITES EN MATERIA FISCAL
3.1.1.- Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)
Se llevará a cabo a través del modelo 036 de Declaración Censal.
- Plazo: 10 días hábiles antes del inicio de la actividad
- Lugar: Hacienda Foral
3.1.2.-Declaración censal 036
Es la declaración de comienzo, modificación o cese de actividad,
- Plazo: Antes del inicio de la actividad.
- Lugar: Hacienda Foral
3.2 TRÁMITES EN MATERIA LABORAL:
3.2.1.- Afiliación y alta en el Régimen especial de trabajadores Autónomos:
Es un régimen especial de la Seguridad Social obligatorio para trabajadores por cuenta propia y para los socios trabajadores de sociedades mercantiles, que dependiendo de los casos deben darse de alta en este régimen o en el General.
Plazo: 30 días naturales siguientes al inicio de la actividad. No obstante, el alta causará efectos a partir del día 1 del mes en que se inicie la actividad (si la actividad se inicia el 15 de enero y el alta se presenta el 10 de febrero debe pagarse desde el 1 de enero).
Lugar: Tesorería General de la Seguridad Social correspondiente.
¿Quién tiene que estar en el régimen de autónomos?
Toda persona que ejerza trabajo en una empresa en su calidad de:
- Empresarios/as individuales
- Profesionales
- Socios/as de comunidades de bienes y sociedades civiles
- Socios/as de mercantiles dependiendo del control efectivo, en definitiva, dependiendo de su participación en el capital social
EXCEPCIONES: estarán en el Régimen General de trabajadores por cuenta ajena:
- Socios/as de cooperativas si así lo eligen todos sus miembros.
- Socios/as de sociedades laborales de menos de 25 socios.
Diferencia fundamental con el régimen general
- Se elige la base de cotización.
- En función de la base de cotización: se pagan las cuotas mensuales y se cobra en caso de contingencias (jubilación, baja por enfermedad, maternidad, paternidad, incapacidad permanente, …)
3.2.2 Solicitud del número de patronal
- Sólo debe hacerse cuando la empresa va a contratar algún trabajador. De esta manera se inscribe la empresa en la seguridad social que asigna al empresario un Código de cuenta de cotización principal. Dicha inscripción será única y válida para toda la vida de la empresa.
- Plazo: Antes de la contratación del primer trabajador por cuenta ajena.
- Lugar: Tesorería General de la Seguridad Social correspondiente al domicilio de la empresa.
3.2.3 Comunicación de Apertura del centro de trabajo
- Deben realizarla aquellas empresas que procedan a la apertura de un nuevo centro de trabajo o reanuden la actividad después de efectuar alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia.
- Documentos a presentar: Modelo oficial por cuadruplicado con los datos de la empresa, datos del centro de trabajo, datos de la plantilla, datos de la actividad que se desarrolla.
- Plazo: 30 días siguientes al inicio o reanudación de la actividad.
- Lugar: Dirección Provincial de Trabajo, Seguridad Social y Asuntos Sociales
3.3 CONCESIÓN DE LICENCIAS:
Los siguientes pasos son necesarios si vais a abrir un local, vais a hacer obras en él o si hay un cambio de titularidad o actividad. Si no estáis en estos casos, esto no es necesario. Sin embargo si vais a abrir un local es importante que como paso previo a todo lo comentado empeceís consultando en el Ayuntamiento sobre las posibilidades de que el local que tenéis pensado pueda albergar el negocio deseado.
3.4 REGISTRO DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL Y DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL
En España la Propiedad Industrial protege todas las creaciones que están relacionadas con la industria: patentes y modelos de utilidad, signos distintivos y diseños.
Por el contrario la Propiedad Intelectual se reserva para la protección de las creaciones del espíritu en las que queda plasmada la personalidad del autor, tratándose de creaciones únicas y no producidas industrialmente o en serie.
Dichas creaciones pueden ser obras literarias y artísticas como las novelas, poemas y obras de teatro, películas, obras musicales, obras de arte, dibujos, pinturas, fotografías y esculturas o diseños arquitectónicos.
Para cada una de ellas existen leyes diferentes y los organismos encargados de su gestión son también distintos:
- Oficina Española de Patentes y Marcas (más información)
- El Registro de la Propiedad Intelectual interviene en el reconocimiento de los derechos de Propiedad Intelectual (más información)
3.5 REGISTRO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS
La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) establece las obligaciones que los responsables de los ficheros o tratamientos y los encargados de los tratamientos, tanto de organismos públicos como privados, han de cumplir para garantizar el derecho a la protección de los datos de carácter personal.
Cuando vayas a crear tu empresa, si esta va a gestionar datos de carácter personal, deberás tener en cuenta las obligaciones de la LOPD, ya que serás el responsable de los ficheros, y por lo tanto caerán sobre ti, dichas obligaciones.
Una de las obligaciones del responsable de los ficheros será inscribir dichos ficheros de carácter personal en el Registro General de Protección de Datos.
Más información: Agencia Española de Protección de Datos
3.6 OTROS REGISTROS
En función de la actividad desarrollada se deberá comunicar con carácter obligatorio el inicio de la actividad en aquellas administraciones, autoridades y/o registros (sectoriales, estatales, autonómicos y municipales) que correspondan. Por ejemplo: Registro Industrial, Registro de empresas de seguridad, Registro de Empresas de juego, Autorizaciones de centros sanitarios o de centros educativos, etc.
A nivel de Euskadi, en Gobierno Vasco deberás tramitar los siguientes registros, dependiendo de tu actividad:
Más información: Empresa y actividades económicas
3.7 ASEGURAMIENTO DE LA EMPRESA
Aunque en principio es voluntario (salvo excepciones), conviene contratar pólizas de seguro frente a los riesgos más habituales de nuestra actividad, para estar cubiertos frente a consecuencias económicas derivadas de siniestros.
4. Trámites durante la vida de la empresa
4.1. Obligaciones fiscales
(Recuerda que a partir de 2024 en Bizkaia es obligatorio Batuz)
- Presentar trimestralmente y anualmente el IVA
- Registro de todos los ingresos y gastos, 140 o 240
- Presentar trimestral el 115 (si estás en un local alquilado) y anual 180
- El 110 trimestral y anual 190 si recibes facturas con retención y/o tienes trabajadores contratados
- Modelo 347 anualmente (se anulará con el BATUZ)
- En el caso de autónomos
Si eres autónomo y tus facturas con retención son menos del 75% del total de tu facturación, deberás de presentar el modelo 130, trimestral
Si tus clientes no son particulares tus facturas se emiten con retención:
- 7% los 3 primeros años
- 15% los restantes
En el caso de empresas y algunas asociaciones
Impuesto de sociedades modelo 200 anualmente
4.2 Obligaciones laborales
En el caso de autónomos: Pagar la cuota mensual de autónomos correspondiente
Trabajadores contratados: Enviar ficheros de cotización a la seguridad social y pagar a la seguridad social.
Y si queremos crear una Empresa de Inserción
Para la constitución de EEII, es necesario:
- “Que el 51% de las acciones sea de entidades sin ánimo de lucro que incluyan en su objeto social la promoción de empresas de inserción”
- Las EEII son sociedades mercantiles o cooperativas
- Son creadas por entidades sin ánimo de lucro
- Finalidad: Personas en situación de exclusión:
- Facilitarles el acceso al mercado laboral
- Les proporciona un puesto de trabajo, formación y acompañamiento.
- Periodo máximo de tres años
La empresa adquiere personalidad jurídica
CALIFICACIÓN EI, Trámites Gobierno vasco Solicitud de la calificación EI